20 touko Tuoreet tärpit tapahtumatuotantoon
Kuluneen kevään suurin ponnistukseni oli ehdottomasti Ravinteet kiertoon, vesistöt kuntoon -tapahtuman järjestäminen yhteistyössä mm. Luonnonvarakeskuksen ja useamman ministeriön kanssa. Kaksipäiväinen seminaari veti salin täyteen alan asiantuntijoita Suomesta ja ulkomailta, ja verkossa tilaisuus keräsi useamman tuhannen katselukertaa. Me järjestäjät saimme kiitosta niin kiinnostavasta ohjelmasta kuin hienosti sujuneista järjestelyistä.
Millä eväillä suosittu tapahtuma syntyy? Kevään kokemuksista poimin yleiseen jakoon keskeisimmät tärpit, jotka soveltuvat etenkin asiapitoisten tilaisuuksien järjestäjille, mutta miksei kevyemmänkin ohjelman tarjoajille.
Ajankohtaisuus: Ravinteiden kierrätys on saanut Suomessa näkyvyyttä osana hallituksen kiertotalouden kärkihanketta. Saman asian kanssa painitaan myös muissa EU-maissa; uusille innovaatioille on tilausta. Kun ajankohtaisesta aiheesta saatiin vielä puhumaan niinkin kovat nimet kuin ministeri Tiilikainen tai presidentti Halonen, ei yleisöä tarvinnut pyydellä paikalle. Uusimman tiedon ja avoimen keskustelun lisäksi tapahtuma tarjosi verkostoitumismahdollisuuden alan keskeisille toimijoille.
Tapahtumaa suunnitellessa tartu siis alasi kuumimpaan keskustelunaiheeseen ja ratsasta aallonharjalla. Hyödynnä kaikki verkostosi ja neuvottelutaitosi saadaksesi paikalle juuri ne tyypit, joita tullaan kuulemaan pitkienkin taivalten takaa. Rakenna ohjelma tarpeeksi löysäksi, jotta aikaa jää keskustelua, verkostoitumista ja uusien yhteistyökuvioiden suunnittelua varten. Juuri niiden myötä asiaa viedään eteenpäin vielä pitkään tapahtuman jälkeen.
Rohkeus: Ripaus rohkeutta on lähes välttämätöntä, mikäli haluat saada asiallesi laajempaa näkyvyyttä. Tiukan asiallinen asiantuntijaorganisaatiokin tarvitsee raikkaan muodon viestilleen, jotta sen saisi läpi niin perinteisessä, kuin sosiaalisessakin mediassa. Tästä mielestäni loistava esimerkki on TAMKin ja Huussi ry:n saama medianäkyvyys aiheesta pissasta bissee. Puhuttaessa pissasta, lietteestä tai lannasta, sopivan raflaava otsikointi löytyy hiomalla.
Paripäiväinen seminaari puuduttaa paatuneimmankin penkissä istujan, mikäli päivien kulkuun ei saada riittävästi vaihtelua ja kevennystä. Ravinteet kiertoon -tapahtuman järjestelytiimi onnistui tässä mm. pyytämällä motivointipuheenvuorot Mato Valtoselta ja Bruce Oreckilta. Luovuuden asiamieheksikin itseään tituleeraava Valtonen sekä säväyttävänä puhujana tunnettu Oreck kannustivat yleisöään astumaan laatikon ulkopuolelle ja näkemään asioita uudella tavalla.
Valtosen ja Oreckin ohjeet puhuttelevat myös tapahtumajärjestäjää. Ole ennakkoluuloton ja rohkea. Etsi uusia näkökulmia ja esiintyjiä oman alasi ulkopuolelta. Kaiva aiheestasi ytimen lisäksi esille myös se suurta yleisöä puhutteleva puoli.
Digitaalisuus: Mikäli tavoittelet tapahtumallasi maantieteellisesti laajaa yleisöä, tai sinun on syytä olettaa, että kaikki halukkaat eivät pääse paikalle, tapahtuman live-lähetys verkossa on kannattava investointi. Aina parempi, mikäli etäosallistujatkin pääsevät mukaan keskusteluun esim. Twitterin tai muun verkkopalvelun välityksellä. Kokemusta voi täydentää lyhyemmillä pätkillä esim. Periscopen kautta.
On hyvä kuitenkin tiedostaa, että nykypäivän some-Suomessakin jotkut saattavat pitää videoyleisölle puhumista vaivaannuttavana, eivätkä aivan kaikki uskalla avata sanaista arkkuaan, mikäli tietävät kommenttien tallentuvan YouTube-videoihin. Julkisilla puheenvuoroilla on siis vielä eroja riippuen siitä, esitetäänkö ne lähi- vai verkkoyleisölle.
Asiakaspalveluhenkisyys: Suuren tapahtuman alla viestintäasiantuntijasta ja virkanaisestakin kuoriutuu asiakaspalvelija. Asiakaspalvelija tarjoaa kohteliaasti ei-oota viime hetken tiedustelijoille ja tarjoutuu kirjoittamaan valmiin puheen avainesiintyjälle. Hän myös vastaa jokaiseen kysymykseen, tai lupaa hankkia vastauksen mahdollisimman nopeasti.
Valitettavasti hyvän asiakaspalvelun hinta on huonot yöunet. Tapahtuman alla ja aikana hoidettavien asioiden ja yhteydenottojen määrä vaatii valveillaoloa ihan konkreettisestikin.
Muista siis, että tapahtumakävijä on asiakkaasi, ja asiakas on kuningas. Ei ole niin tyhmää kysymystä, etteikö siihen tulisi vastata, eikä niin paljon sähköposteja, etteikö kaikkia pitäisi huomioida – vaikka jälkikäteen, jos muu ei auta. Huomioi ystävällinen sävy kaikessa viestinnässä kiireenkin keskellä, myös projektiorganisaation sisällä. Tiimisi hyvä (tai huono) tunnelma nimittäin säteilee myös ulospäin ja tarttuu koko tapahtumayleisöön.
Lisäbonuksena: Mitä enemmän tiimissäsi pyörii apukättä ja -päätä, sitä tärkeämpää on, että jollakin on koko kokonaisuus hanskassa. Ja kahvinnälkäistä kansaa puhuttelee säännöllinen, runsas ja monipuolinen tarjoilu. Loihdi paikalle lähi- ja luomuruokaa aina kun mahdollista.
Ja lopuksi: Tapahtumahetkellä heitä excelit hetkeksi nurkkaan, lyöttäydy vieraittesi seuraan, heittäydy tunnelmaan ja nauti. Sillä h-hetkellä valtaosa työstä on jo tehty ja on aika iloita työsi tuloksista.